Ajankohtaista
Tällä palstalla Petteri julkaisee aika-ajoin ajankohtaisia ja ajatuksia herättäviä artikkeleita ja uutisia. Osa artikkeleista on saatavilla PDF-tiedostoina, ja osa on voitu julkaista myös muissa medioissa.
Vaatimusmäärittely ja liiketoimintaprosessien kuvaaminen 09.02 2009
Vaatimusmäärittely on usein liiketoimintaprosessien määrittelyä. TIEKE ry on Verkkokaveri.fi -verkkopalvelussaan kuvannut sekä vaatimusmäärittelyä että rekisteröinyt yrittäjien kokemuksia tietotekniikan hyödyntämisestä. Eräs niistä kiteyttää hyvin määrittelytyön merkityksen ja hyödyt:
Mitä tavoiteltiin?
Yrityksen tavoitteena oli etsiä tietoteknisiä ratkaisuja, jotka automatisoisivat yrityksen prosesseja sekä samalla tukisivat yrityksen verkostomaista toimintamallia.
Saavutettiinko yhtiön tavoittelemat hyödyt?
Liiketoimintaprosessien ja toimintatapojen kartoituksella ja analysoinnilla pystytään paremmin turvaamaan yrityksen kasvu sekä hallitsemaan entistä paremmin yrityksen alihankintaverkostoa.
Kartoituksessa saatujen tulosten avulla löydettiin myös yrityksen tarpeisiin parhaiten soveltuva toiminnanohjausjärjestelmä (ERP-järjestelmä).
Miten toimenpiteet toteutettiin?
Tekesin PK-ICT -palvelun tuella käynnistettiin projekti, jonka tarkoituksena oli kartoittaa yrityksen toimintamallissa ja liiketoimintaprosesseissa ilmeneviä puutteitta ja luoda vaatimusmäärittely uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle.
Projektissa konsultin kanssa kartoitettiin yrityksen nykyisessä toimintamallissa ilmeneviä puutteita ja tarpeita keskeisten toimintojen näkökulmasta. Tavoitteena oli löytää liiketoimintaprosessien näkökulmasta toimintojen työskentelyä hidastavia asioita. Näitä havaintoja käytettiin hyväksi määriteltäessä uuden toiminnanohjausjärjestelmän vaatimuksia. Kartoitus toteutettiin haastattelujen avulla.
Liiketoimintaprosessien kuvaamiseksi laadittiin tietovirta-analyysi, jota varten haastateltiin yhtiön keskeisten toimintojen avainhenkilöt.
Kartoituksessa saatujen tulosten perusteella arvioitiin yhtiölle sopivia ratkaisuja toiminnanohjausjärjestelmäksi.
Neuvoja muille yrittäjille?
Omien prosessien tunteminen ja niiden analysointi auttavat merkittävästi liiketoimintaa tukevan toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa.
Lähde: TIEKE ry, Yrittäjien kokemuksia tietotekniikan hyödyntämisestä
http://www.tieke.fi/verkkokaveri/yrittajien_kokemuksia/
Konsulttitoimisto Metodi toteuttaa Prosessimetodin avulla liiketoimintaprosessienmallintamis- ja kehitystöitä sekä Määrittelymetodin avulla tietojärjestelmien, myös toiminnanohjausjärjestelmien määrittelytöitä. Yhdessä nämä muodostavat tehokkaan menetelmäparin, jolla saat parhaan tuloksen liiketoiminnallesi. Ota käyttöösi tehokkaat metodit!
Asiakaslähtöisyys ja toimintatapojen muutos avainasemassa IT-projekteissa 23.07 2008
Asiakaslähtöisyys ja toimintatapojen muutos avainasemassa IT-projekteissa
Tietotekniikan liiton varapuheenjohtaja Ari Uusitalo on ottanut artikkelissaan kantaa julkishallinnon tietojärjestelmähankkeisiin ja painottaa toimintatapojen muuttamisen merkitystä ja asiakaslähtöisyyttä:
"...palveluja on rakennettava asiakkaan näkökulmasta. Kehityksen pääpaino ei saa olla vaikkapa tunnistamisratkaisujen tai lomakepankkien rakentamisessa, vaan toimintamalleja on uudistettava kokonaisvaltaisesti ja ennakkoluulottomasti, asiakkaan kuuntelemista unohtamatta ja palaute huomioiden."
"Tekniikka ei tehosta toimintaa eikä tuota lisäarvoa, jos toimintatavat eivät muutu. Toimintatavan muuttaminen on yleensä kaikkein työläin asia. On kovin helppoa jäädä vatvomaan teknisiä kysymyksiä ja ohittaa toiminnalliset. Liian usein törmää asenteeseen, jonka mukaan tietotekniikkaa saa toki soveltaa, kunhan sen seurauksena toimintatapaan ei tarvitse puuttua."
Tekniikasta on siis hyötyä vain silloin, kun se on valjastettu tukemaan toimintatapoja. Siksi toimintatapojen tarkastelu on aina tietojärjestelmäprojekteissa ensisijainen tehtävä. Joissakin tapauksissa tietotekniikan avulla voidaan toteuttaa toimintoja, jotka mahdollistavat toimintatavan muutoksen. Parhaan tuloksen saa silloin, kun projektissa on mukana toimialatuntemusta, asiakasnäkökulmaa sekä teknistä osaamista. Tämän voi saavuttaa panostamalla ammattimaiseen projektijohtoon ja määrittelyosaamiseen!
Määrittelyn merkityksestä 20.05 2008
Ohjelmistoprojektien yleisiä ongelmia
Projektimuotoinen tuotteiden ja palveluiden toimittaminen on yritysten välisessä liiketoiminnassa yleistä. Ohjelmistoalalla projektit kuitenkin usein myöhästyvät, ylittävät budjettinsa, ja lopputulos ei välttämättä vastaa sitä, mitä asiakas oli ajatellut tilaavansa. Asiakas ei aina saa minkäänlaista kompensaatiota, vaan joutuu hyväksymään tilanteen sellaisenaan.
Ohjelmistoprojekti, jossa asiakas on tilannut räätälöidyn ohjelmistotuotteen, on kohtalaisen monimutkainen kokonaisuus – muttei sentään ydinfysiikkaa. Kun tiedetään, millainen lopputulos halutaan ja miten projekti viedään läpi, aikataulussa ja budjetissa on mahdollista pysyä. Kun pätevän määrittelyn kautta on luotu asiakkaan ja toimittajan keskinäinen yhteisymmärrys lopputuloksesta yksityiskohtineen, asiakas saa juuri sitä, mitä on tavoitteekseen asettanut.
Ohjelmiston rooli yrityksen toiminnassa
Nykyisin tietotekniikka ohjelmistoineen on olennainen osa yritysten toimintaa toimialasta riippumatta. Useimmin etistään valmiita ohjelmistotuotteita, joilla toimintaa pyritään helpottamaan ja tehostamaan. Valmiiden ohjelmistotuotteiden hankaluus on usein siinä, että ne ovat tehty yleiskäyttöisiksi, eivätkä ne kaikilta osiltaan palvele asiakkaan tarpeita. Toisaalta asiakkaalla voi olla muita tietojärjestelmiä, joihin tietoa pitäisi siirtää tai joista tietoja pitäisi saada uuden ohjelmiston käyttöön, tai olemassa olevat ohjelmistot pitäis vain saada ”keskustelemaan keskenään”.
Monissa tuotannollisissa yhtiöissä on tarvetta asiakaskohtaisiin ratkaisuihin, jolloin etsitään ohjelmistotaloa, joka voisi toteuttaa halutunlaisen ratkaisun.
Kaikissa näissä kolmessa tapauksessa törmätään ohjelmistotoimitusprojektiin, johon olennaisena osana kuuluu määrittelyvaihe. Ja juuri määrittelyiden onnistumisesta riippuu toimitusprojektin onnistuminen.
Liiketoimintaprosessin ymmärtäminen
Onnistuminen edellyttää siis yhteistä mielikuvaa, yhteistä ymmärtämystä toimituksen tuotoksesta ja projektin tavoitteesta. Koska ohjelmisto tulee osaksi jotain asiakkaan liiketoimintaprosessia, täytyy toimittajalla olla siitä riittävä ymmärrys osatakseen suunnitella ja toteuttaa siihen sopivan ohjelmistoratkaisun.
Ellei asiakkaan liiketoimintaprosessia ja erityisesti sitä työprosessia, johon ohjelmistolla on vaikutusta, ole mallinnettu, on syytä aloittaa projekti näiden prosessien mallintamisella. Tästä on kaksi välitöntä hyötyä: molemmille osapuolille kirkastuu, mitä ollaan tekemässä ja mihin ollaan vaikuttamassa, ja samalla muodostuu mahdollisuus prosessin kehittämiselle ennen ohjelmiston toteutusta.
Prosessimallinnuksen avulla käyttöönottovaiheen koulutuksessakin käyttäjille voidaan aluksi kertoa, miten työprosessi kulki aiemmin, ja millainen uusi työprosessi vaiheineen on, ja miten ohjelmistoa käytetään uudistuneessa työprosessissa.
Tärkein vaihe ohjelmistoprojektissa: määrittelyt
Miksi määrittelyn merkitys on projektissa suurin? Eikö tärkein osa olekaan testaaminen? Tai suunnittelu? Tai projektinhallinta? Kun mietitään minkä tahansa projektin lähtökohtia, yksi yhteinen ja keskeinen menestymiskriteeri löytyy: tavoitteen tulee olla selkeä kaikille projektin osapuolille. Tähän liittyy ohjelmistoprojekteissa se, että mielikuva halutunlaisesta lopputuloksesta – ohjelmistotuotteesta – tulee olla samanlainen ja selkeä kaikille projektin osapuolille. Jos tavoitteesta ja lopputuloksesta on osapuolilla erilaiset näkemykset, se paljastuu viimeistään ohjelmiston testausvaiheessa, ja silloin on jo myöhäistä: projekti on tuomittu epäonnistumaan. Joudutaan palaamaan takaisin määrittelyihin ja tekemään korjauksia sen mukaan, jolloin työmäärä kasvaa ja projektin aikataulu venyy.
Määrittelyjen kautta ohjelmistoprojektin tavoite ja haluttu lopputulos ilmaistaan riittävällä tarkkuudella ja laajuudella siten, että asiakkaalle ja toimittajalle syntyy niistä yhtäläinen mielikuva – yhteinen ymmärrys. Projektin kaikki muut vaiheet pohjautuvat määrittelyvaiheen tietoihin ja tuloksiin.
Hyödyt vs riskit
20 000 euron projektissa määrittelynvaiheen kustannukset ovat keskimäärin 10 %. Ohjelmistotyön osuus testauksineen on keskimäärin 60 % eli 12 000 euroa. Jos testauksessa havaitaan, että puutteellisen määrittelyn johdosta joudutaan tekemään korjauksia, jotka vaativat puolet aiemmin ohjelmistotyöhön käytetystä resursseista, lisäkustannuksia tulee 6 000 euroa – projektin kustannukset kasvavat 30 % ! Ja projektin aikataulu venyy myös kolmanneksen, mikä voi edelleen aiheuttaa muita lisäkustannuksia!
Esimerkki on siis keskimääräisten arvojen mukainen. Riski voi olla pienempi tai suurempi projektista riippuen. Suuremmissa projekteissa ongelmat ovat vastaavasti suuremmat, mutta kerrannaisvaikutuksilla voi olla vielä suurempi vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin. Panostamalla määrittelyihin hieman enemmän voi kuitenkin säästää merkittäviä summia saaden samalla muita liiketoiminnallisia hyötyjä, kuten prosessien tehostumista ja osaamisen lisääntymistä!